人们经常收到的各种类似简历、报告、预算营销方案等各式文档。
但是奇怪的是，我们几乎从来没有真正教人们如何以更有效的方式制作普通的文档用于商务沟通。
我们收集了一些经验建议。
- 了解你的受众和你的目标
在创建文档时，人们最常见也是最严重的问题是，他们没有考虑到自己在对谁说话以及想要达成什么目的。
这可能以多种方式表现出来，但最常见的结果是，
最终产出在技术上可能没有错误，但在实现其目标方面完全无效。
问问自己几个问题：
- 你的文档是对谁说的？
- 他们的日常生活是怎样的，他们可能有哪些其他的分心、担忧或优先事项？
- 他们最有可能的目标是什么，或者他们试图通过查看你的工作得到什么答案？
- 他们对你的初始背景以及你自己的目标和需求了解多少？
- 你对观众的历史背景做了什么假设，他们会如何看待你的信息？
- 你使用的框架和叙述是否与其预期受众相关且文化上恰当？
- 如果你在请求某事，是否完全清楚地表明了你的请求，如果多选，是否明确列出了选项及优缺点？
- 如果涉及决策，你能否说明哪些其他方可能对该决策有利害关系，并且他们是否已被咨询？
- 你能否清楚地阐述你所提出答案的反对论点？这些反对意见是否有效和合理？
- 需要回应或决策，你是否确定了决策的时间框架，并解释了为什么这个时间线与你和预期受众都相关？
在这类情况下，我看到的最常见的失败案例是人们从自己深处的想法出发，
要么是因为他们完全沉浸在某个特定项目中，
要么是因为他们在回应自己的恐惧或担忧。（即使这些是合理的！）
我无法告诉你我看过多少次重要的文档，比如求职的求职信，或者筹款的推介，
基本上是以冗长、令人反感、极度内向的列举一系列事情开始的，这些事情基本上是作者不安全感的连篇累牍。
不要这样做！
从共同点出发，确定你和你的受众共有的目标，
突出还有什么需要完成，然后通过请求他们的帮助（以任何形式），让你们都能在集体目标上继续前进。
- 不能把所有的东西格式化
这是一个流传 10 年的图。
我的建议是：不要过度使用格式化工具。
在格式化工具栏上，忽略大部分按钮。
可以适度使用粗体，很少使用斜体，而下划线则尽量不用，因为它会让人误以为是可点击的链接。
同样，颜色和字体也要简约。
整个文档或演示中只选一种或两种颜色（包括图表）。
如果必须，可以使用颜色的不同深浅，但其实你并不需要这样做。
少即是多，有意识地使用格式化，确保每次应用都有明确的目的。
最后，不要同时使用多种格式化工具。
粗体表示重要，斜体表示强调，颜色表示区分。
同时使用粗体、斜体、下划线和鲜艳颜色只会让人分心，而且难以阅读。
另外，不要给元素加边框。
如果可能，尽量减少或移除工具默认添加的边框。
那么如何分隔内容呢？
这就引出了下一部分的内容...
- 留白
设计师经常强调空白的重要性，实际上空白永远不会太多。
当你想让某些内容突出时，最佳方式之一不是使用过多格式化，而是巧妙利用空白。
恰当的空白可以让你的观点自然突出，可能只需最简单的格式化就足够了。
使用项目符号也是一种相关技巧。
它们能让内容更易于浏览，并迫使你编辑内容，使其简洁一致。
项目符号的一个隐性好处是，它们可以帮助作者判断信息是否属于同一类别。
在连续文本中，可能会偏离主题，但使用项目符号时，如果列表中有不相干的项，这会更明显。
另一方面，只有在有目的的情况下才使用图片和插图。
剪贴画几乎不增加价值，模板附带的同样的库存照片也是无意义的。
对于观众来说，屏幕上的空白远比没有意义的图形更好，尤其是当图形与你的内容或信息无关时。
视觉噪音会大大影响人们吸收和理解信息，
而且很常见的情况是，一个幻灯片上1/3是精心制作的要点，而2/3是毫无目的、临时添加的图片。
不要因为模板的建议而不必要地填充空间，从而削弱你的工作成果。
- 学习并妥善使用你的工具
你应该熟练掌握格式化工具，尤其是在书面文件和幻灯片演示中，这些工具可以让你控制内容周围的间距和边距。
你可以为文档中的标题等设定一致的样式，确保它们顶部有足够的空间，然后在整个文档中一致地应用这种样式。
我经常看到的一个常见错误是无谓的不一致性。
例如，在演示文稿中，人们会改变不同幻灯片标题的大小、颜色或强调方式。
有时，这是因为它们的创建方式不同——这种字体的幻灯片是这个团队合作时使用的，
而另一种字体的幻灯片是从旧演示文稿中复制的。
但对观众来说，幻灯片标题格式的任何变化都会传达出“这一定有变化的原因，让我理解它的重要性”的信息。
突然间，观众就在试图推断你甚至没有故意做出的变化的语义意义。
我们首先建议停止过度格式化，
是因为这样可以更容易地捕捉到在讲述复杂故事时不可避免出现的格式不一致和错误。
观众很精明，习惯了高质量的媒体制作，非常擅长本能地识别模式和形状的变化。
因此，他们会假设文档中任何格式的变化都有一定的目的和意图。
如果你没有预见到这一点，你就会得到最糟糕的两个世界——你用不相关的内容吸引了他们的注意力，
并强调了你自己的准备不足。
学习并妥善使用你的工具，
可以更容易地隐藏不同人员和过程创造的工作之间的接缝。
在这里要注重细节——如果你从其他来源引入资产（如图片、图表或嵌入内容），
确保使用你的工具进行另一次格式化，
使其与文档的其余部分保持一致。
这些工作是你正在分享的。在这里要注意细节——
如果你从其他来源引入资产（如图片、图表或嵌入内容），
请确保使用你的工具进行另一次格式化处理，使其与文档的其余部分保持一致。
- 注意顺序和排序
许多文档的排列顺序常常反映了创作不同内容的难度，而非其实际重要性。
但人们通常会认为列表中的第一项是最重要的，这是合理的假设！
特别是在有些参与者可能没有时间提前全面了解内容的情况下，你需要在文档开头就突出关键点。
在单独的页面或幻灯片中，最相关的信息应该放在顶部，支持点则放在下面。
如果你不是按重要性排序（因为你想建立时间顺序，或者你按照某种继承的历史分类组织），
那么要在文本中明确说明。
否则，你的一半观众可能会在一开始就迷失，
心中疑惑为什么这些项目的顺序看起来毫无道理。
- 这不是一部需要通过反转和转折来惊喜观众的悬疑片
在专业场合中，你几乎总是应该先清晰简洁地陈述你的结论，或者明确提出你的请求或问题。
很多人在表达重要观点之前感到需要大量铺垫，但在专业环境中，你几乎不需要建立戏剧性的紧张感；
这不是一部需要通过反转和转折来惊喜观众的悬疑片。
完全可以先提出关键问题或结论，然后回溯逻辑和背景，最后再重申以推动你的目标。
但如果你不在一开始就设定好关键点，你可能会让观众感到疲惫，或者让他们分心，试图猜测你的目的地。
同样，要把重要的点放在页面上！
人们经常会把工作中最重要的结论，或者做决定所需的最关键背景信息，留在口头陈述中，
而不是放在文档或幻灯片中。
这几乎可以确保你最重要的利益相关者会缺席或分心，错过你的要点，
然后回头看你的文档时，找不到你试图分享的关键事实。
即使有时候人们确实包含了关键点，
它们往往被埋在幻灯片的演讲者备注或附录中，看起来并不是文档的核心部分。
不要把你的核心陈述降级到次要渠道。
- 为人们提供导航
人们想知道他们在故事中的位置。
这不需要太复杂，你不需要像YouTube视频那样有一个完整的时间线条。
但是，一个简单的进度概述（如果你有一个特别长的文档，在你进行时回顾你在概述中的位置）
可以帮助确保人们理解他们在整体对话中的位置。
这是你可能想要使用颜色的少数情况之一。
如果你的文档或演示有多个不同的部分，为它们分配颜色（保持色板简约！）并始终如一地使用它们，
这样人们就知道他们在哪里，这将帮助增强观众对他们在故事中进展程度的信心。
同样，总结你呈现的任何数据。
你可以相信人们足够聪明，愿意深入研究数字或图表，
但从“这些数据显示了什么”开始，直接在你的图表、图形或数据表的标题中说明，
这样他们在心理上就处于正确的位置来吸收更密集或不易获取的信息。
- 问一些有答案的问题
对于那些有特定目标的文档或演示，至关重要的是提出可以回答的问题。
避免提出模糊的问题，比如“我们如何做得更好？”这样的问题更像是哲学讨论，而不是帮助组织做出决策的指导。
就像对孩子限制选择可以帮助他们做决定一样，在商业环境中也同样有效。
不要问开放式的问题，比如“你晚餐想吃什么？”而应该提供具体的选择，
例如“你想要意大利面还是鸡块？”这样即使是小孩也能给出更具建设性的回答。
同理，在向观众提出请求时，应该限制在他们能够有建设性反应的范围内。
例如，“我们是应该选择成本更高但行动更快的选项A，还是成本更低但更谨慎的选项B？”
这样的问题是可以回答的。
即使这引发了探讨第三个选项的对话，也是可以接受的。
但如果你问的是“我们接下来想做什么？”
那么你可能永远也无法得到具体的答案。
- 重申使命和目标
在信息的结尾重申基本原则总是正确的。
提醒人们目标的一致性，理想情况下还包括价值观的一致性。
这为建设性的对话打下基础，并明确了对话的共享优先事项。
感谢观众或提醒他们过去合作的成功也总是恰当的。
如果你的目标是说服，这样做可以让观众相信你考虑了他们的最佳利益。
如果你的目标是做出艰难的决定，这可以给他们勇气，知道你会支持他们的选择。
如果你的目标是通知，提醒他们你真诚地想要分享信息，可以让他们更自在地提出问题。
就这样！
祝你制作文档顺利，并忘记你的应用程序中甚至有下划线按钮。
- 起名字
文档标题是你可以在文档中分享的最重要的信息类型之一。
但很多时候，名称要么是默认生成的，要么反映出缺乏对文件上下文的思考。
正如我们一开始所说，你需要首先考虑你的目标受众的上下文。他们将来会用什么词语在邮件中搜索这个文件。
例如，大多数情况下你不会以目标受众的名字（或其公司/组织名）作为标题开头！
如果你在与另一家公司或组织的人交谈，他们会通过搜索你或你的组织的名字来检索文档，
所以要在标题中包含这个信息。
如果你们是同一团队的成员，包括你们正在进行的项目或倡议的上下文，以及你们正在努力实现的具体目标。
同样，你还需要在文档中简要包括日期和所涵盖主题的概要。
这个建议甚至适用于会议邀请——邀请Sam参加一个名为“与Sam的会议”的会议，
只会在他们的日历上创建一个无用或令人困惑的条目。
思考他们将如何提及这次对话，并以此上下文命名会议。然后根据会议的目的命名文档。
最后，对于版本控制，仅使用连续数字几乎永远不够。
（不用说，给文档加上_final_final这样的后缀……不会产生你希望的结果。）
选择一个包含某种版本上下文的命名约定，
比如直接在名称中包含日期，这样你的受众就更容易知道他们是否拥有最新版本。
推荐：